En moins de deux ans, le CISSS du Bas-Saint-Laurent est passé d’un système papier obsolète à une gestion numérique centralisée, grâce à l’implantation d’un logiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO). Ce projet a permis d’optimiser les processus de maintenance, d’améliorer la traçabilité des interventions et d’outiller durablement les équipes internes.
Contexte
Un CISSS (Centre intégré de santé et de services sociaux) est un établissement public qui regroupe différents services de santé et services sociaux pour une région donnée. Il a pour mission d’assurer l’accessibilité, la continuité et la qualité des soins offerts à la population de son territoire. Il constitue un point de référence où les citoyens peuvent recevoir directement les services appropriés ou être orientés vers une autre ressource du réseau.
Depuis 2021, l’ITMI accompagne le CISSS du Bas-Saint-Laurent dans un ambitieux projet visant la modernisation de sa gestion de la maintenance. L’organisation utilisait un système désuet basé sur des bons de travail papier et un inventaire difficile à exploiter, ce qui ne répondait plus aux exigences d’un environnement aussi important et structuré que celui du réseau de la santé.
Défis
Le CISSS du Bas-Saint-Laurent devait surmonter plusieurs défis majeurs :
- Un inventaire dépassé et fragmenté, couvrant plus de 15 000 locaux et 10 000 équipements;
- Des processus manuels, sources d’erreurs et de retards;
- Une absence de suivi structuré pour la maintenance préventive;
- Une nomenclature non standardisée et des accès utilisateurs mal définis;
- Un environnement organisationnel complexe, nécessitant une adaptation fine aux réalités de terrain.
Notre approche
L’ampleur du projet exigeait une coordination rigoureuse et une stratégie de transformation numérique bien encadrée. Pour ce faire, les experts de l’ITMI ont apporté leur expertise à chaque étape du projet d’implantation d’un nouveau système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO – INTÉRAL). Nos interventions ont couvert :
- Accompagnement dans le choix du logiciel, selon les besoins et les contraintes du CISSS du Bas-Saint-Laurent;
- L’importation et la structuration des données, incluant environ 25 000 enregistrements ( 15 000 locaux, 10 000 équipements );
- La définition des profils utilisateurs et des accès selon les fonctions;
- L’intégration de la maintenance préventive et le développement de l’indicateur clé de performance (ICP);
- Un accompagnement en présentiel pour l’inventaire physique et la validation des données;
- La mise en place d’une stratégie de gestion des données pour assurer la cohérence et la pérennité des processus.
Une formation sur mesure a également été offerte aux différentes classes d’employés pour accompagner et favoriser l’adoption du système.
Résultats
Grâce à l’implantation de la GMAO et au soutien stratégique de l’ITMI, le CISSS du Bas-Saint-Laurent a considérablement amélioré l’efficacité et la traçabilité de ses activités de maintenance. Les résultats obtenus se démarquent notamment par :
- Une meilleure réactivité face aux demandes;
- Une réduction des pertes de temps liées à la gestion papier;
- Une visibilité accrue sur les équipements critiques et leur état.
Enseignements clés
Ce projet a permis de bâtir une relation de confiance durable avec les équipes du CISSS du Bas-Saint Laurent. L’un des apprentissages clés : bien définir ses besoins et anticiper les coûts avant d’approcher un fournisseur. Cette expérience démontre l’importance d’un accompagnement stratégique pour réussir la transition vers des outils numériques robustes et adaptés.
Des suites sont envisagées, notamment pour assurer la pérennité des bonnes pratiques de maintenance acquises durant le projet et pour étendre l’approche à d’autres établissements.
Modernisez votre gestion de la maintenance dès aujourd’hui avec l’ITMI!
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📩 Christopher.Mitride@cegepsi.ca
